Uuraisten kunnan asiakirjajulkisuuskuvaus

Uuraisten kunnan kuvaus kunnan tiedoista ja asiakirjoista

Uuraisten kunnan asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kunnan asiakkaille yleiskuvaus siitä, miten Uuraisten kunnan asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta on järjestetty. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle sekä yksilöimään tietopyyntönsä julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. Uuraisten kunta ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Uuraisten kunta muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.

Uuraisten kunnan asiarekisteri ja tietojärjestelmät

Uuraisten kunnan asiarekisterissä hallinnoidaan asioiden käsittelyn eri vaiheita metatietoineen. Asiarekisteri on rekisteri vireillelaitetuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Suurin osa kunnan asiarekisterin tiedoista sisältyy asianhallintajärjestelmänä käytettävään Tweb -asianhallintajärjestelmään. Asianhallintajärjestelmän lisäksi asiarekisterin tietoja sisältyy eri operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä arkistojen paperiaineistoihin.

Toiminnassa käytettävät keskeisimmät tietojärjestelmät sekä niiden sisältämät keskeisimmät tietoryhmittäin käyvät ilmi tietosuojaselosteista, jotka on koottu kunnan verkkosivuille www.uurainen.fi/tietosuojaselosteet.

Muiden mahdollisten tietoryhmien osalta tietoryhmiä koskevat tiedustelut osoitetaan tietohallintayksikölle. Tietoryhmiä koskeva kuvausta tullaan mahdollisesti jatkossa täsmentämään.

Asiarekisterin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja sisältyy mm. seuraaviin tietojärjestelmiin:

Asianhallintajärjestelmä
Työnhakujärjestelmä
Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä
Työvuorojen suunnittelujärjestelmä
Talouden ja toiminnanohjausjärjestelmä
Laskujen kierrätysjärjestelmä
Maksuliikenteen tietojärjestelmä
Tallentava kameravalvontajärjestelmä
Vaalitietojärjestelmä
Verkkosivujen julkaisujärjestelmä
Ruokatuotannon ohjausjärjestelmä
Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä
Oppilashallinnon koulujärjestelmät
Kirjastojärjestelmä
Nuorisotyön asiakastietojärjestelmä
Kuntosalin maksupalvelu
Kuntosalin kulunvalvontajärjestelmä
Rakennusvalvonnan lupakäsittelyn tietojärjestelmä
Vesihuollon asiakastietojärjestelmä

Tietovarantojen nimikkeet ja käyttötarkoitukset

Tietovarannoilla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostama tietoaineistojen kokoelmaa.

Kunnan arkistot koostuvat pitkään ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja sisältävistä päätearkistosta sekä koulun päätearkistosta.

Rekisteri tarkoittaa rekisteröityjen henkilötiedoista koostuvaa tietojoukkoa. Loogisen rekisterin käsite tarkoittaa sitä, että samaan käyttötarkoitukseen kerätyt henkilötiedot kuuluvat samaan henkilörekisteriin. Yhteen rekisteriin voi sisältyä useita ylläpitotapoja tai järjestelmiä sekä manuaalisia asiakirjoja, jotka kaikki liittyvät samaan tietojen käsittelytarkoitukseen. Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään.

Fyysiset tietovarannot (arkistot)

Uuraisten kunnan keskusarkisto kunnanvirastolla sisältäen eri virka-arkiston pitkään ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat (myös lakkautettujen arkistonmuodostajien arkistot)
Koulukeskuksen arkisto eri koulujen pitkään ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat (myös lakkautettujen arkistonmuodostajien arkistot)
Käsiarkisto kunnanvirastolla

Yleishallinnon loogiset tietovarannot (rekisterit)

Hallintoasioiden tietovaranto (Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely)
Henkilöstöasioiden tietovaranto (Palvelusuhteeseen liittyvä palvelusuhteen aikainen asiankäsittely)
Talousasioiden tietovaranto (Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely)
Työllisyyspalvelujen tietovaranto (Työvoimapalveluihin liittyvä neuvonta ja asiankäsittely).

Opetus-ja sivistystoimen loogiset tietovarannot (rekisterit)

Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varhaiskasvatukseen liittyvä asiankäsittely)
Opetuksen tietovaranto (Perusopetukseen liittyvä asiankäsittely)
Kulttuuripalvelujen tietovaranto (Kulttuuripalvelujen tarjoamiseen liittyvä asiankäsittely)
Liikuntatoimen tietovaranto (Liikunta-ja seuratoimintaan liittyvä asiankäsittely)
Nuorisotoimen tietovaranto (Nuorisotoimintaan liittyvä asiankäsittely)
Kirjastotoimen tietovaranto (Lainaustoimintaan liittyvä asiankäsittely)

Sosiaalitoimen loogiset tietovarannot (rekisterit)

Sosiaalitoimen tietovaranto (Sosiaalitoimintaan liittyvä asiankäsittely)

Teknisen toimen ja tilapalvelun loogiset tietovarannot (rekisterit)

Maankäytön tietovaranto (Maankäyttöön ja kaavoitukseen liittyvä asiankäsittely)
Rakentamisen tietovaranto (Rakentamiseen liittyvä asiankäsittely)
Kiinteistöhuollon tietovaranto (Kiinteistöjen hoitamiseen liittyvä asiankäsittely)
Ympäristöasioiden tietovaranto (Ympäristöasioihin liittyvä asiankäsittely)
Vesi- ja jätevesihuollon tietovaranto (Vesi- ja jätevesihuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvä asiankäsittely)
Ruokapalvelujen tietovaranto (Ruokapalvelujen tuottamiseen liittyvä asiankäsittely)

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö on yksilöitävä mahdollisimman tarkasti. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee.

Mikäli tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti sähköpostilla tai esittää puhelimitse.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä asiaan vaikuttavia lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tai asiakirjallisen tiedon löytämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti.

Kaikissa tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi asianumeroa, päätöspäivämäärää, henkilön nimeä, syntymäaikaa, henkilötunnusta ja kiinteistötunnusta.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta luovutetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on korkeintaan yksi kuukausi.

Asiakirjan muoto huomioiden kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä kunnanvirastolla. Tulosteista voidaan periä maksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan.

Tietoaineiston saatavuus

Tietoaineistot eivät ole tällä hetkellä saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Kunnan verkkosivuille julkaistaan yleisen tiedonsaannin kannalta keskeisimmät kunnan toimintaan liittyvät asiakirjat. Tietojen antaminen yksittäistapauksessa määräytyy julkisuuslain sekä muun tietojen julkisuutta koskevan lainsäännön perustella.

Asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämien tietojen antamisesta päättävä viranhaltija

Uuraisten kunnanhallintosäännön § 28 mukaan valtuuston ja kunnanhallituksen sekä sen asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee hallinto- ja HR-asiantuntija. Lautakuntaa ja sen jaostoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee asianomaisen toimialan johtaja.

Yhteystiedot tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi

Tietopyynnöt toimitetaan kirjaamoon joko sähköisesti kirjaamo(at)uurainen.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Uuraisten kunta / kirjaamo, Virastotie 2, 41230 Uurainen. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi asianomaiselle taholle.